Cómo prepararse para una renovación de oficinas

Está listo para transformar su oficina obsoleta y de bajo rendimiento en un espacio de trabajo moderno, elegante y productivo. ¿Y ahora qué?

Aquí está el problema: Si usted es como la mayoría de la gente, este es un proceso completamente nuevo para usted. Este tipo de proyecto no se presenta a menudo (cada 10-15 años para la mayoría de las organizaciones) y requiere experiencia especializada para realizar el proyecto según su visión, o incluso para identificar cuál es esa visión.

La planificación de antemano evita contratiempos posteriores y se asegura de que su proyecto sea un éxito desde el principio. Aquí hay tres pasos para comenzar la renovación de su lugar de trabajo de una manera correcta.

Pregúntese por qué quiere renovar su espacio

Una renovación de la oficina es una tarea importante y requiere compromisos financieros y de tiempo. Debe tener claro sus objetivos no solo para saber en qué está trabajando, sino también para obtener el compromiso de los ejecutivos que necesita para comenzar.

Si bien las razones para las renovaciones son muchas, a menudo se reducen a dos cosas: el bienestar de las personas que usan el espacio y los objetivos de productividad que la empresa tiene para esas personas.

Atraiga y retenga al mejor talento.

Cuando compite por las mejores profesionales, creando un espacio donde estén inspirados y motivados es una razón lógica y valiosa para experimentar una transformación de oficina.

La atracción y retención de talento es un motor principal del diseño de nuevas oficinas, y estamos escuchando más historias de clientes sobre cuán profundo es su impacto.

Muchos posibles empleados, especialmente los millennials, decidirán si aceptan una oferta de trabajo según como se ve la oficina. De hecho, uno de los clientes de Ed compartió una historia sobre un entrevistado que estaba tan decepcionado por el vestíbulo que salió antes de que comenzara su entrevista, después de viajar durante casi una hora para llegar allí.

Una vez que las personas se convierten en los empleados de la empresa, el diseño de su lugar de trabajo es crucial para mantenerlos interesados en entrar en la oficina y disfrutar del tiempo que pasan allí. Y, quizás lo más importante para su negocio, por hacer su mejor trabajo.

Impulse el crecimiento del valor de su negocio

Durante años, y particularmente durante los primeros días de la recesión, muchas empresas vieron los bienes raíces como un elemento para reducir los costos. Pero esa historia ha cambiado. En el informe de 2013 Tendencias Inmobiliarias Globales de JLL, comenzamos a ver que las empresas con mayor visión de futuro ven la oficina como un lugar para mejorar el valor, no ahorrar dinero.

Un diseño de oficina inteligente, que hace que las personas se sientan importantes, valoradas, saludables y conectadas, y que esté desarrollado para ayudarles a hacer su mejor trabajo, obtiene recompensas en todo, desde una mayor felicidad hasta una mejor salud y un mayor compromiso. Y todos ellos contribuyen a un mejor rendimiento.

• Las personas felices son 12% más productivas
• Una mejor calidad del aire interior y otras medidas ecológicas reducen la enfermedad y el ausentismo de los empleados.
• La desconexión activa crea entornos de trabajo tóxicos, y la fuerte participación de los empleados se ha correlacionado con mayores ganancias por acción entre las empresas que cotizan en bolsa.

Por lo tanto, un lugar de trabajo bien planificado simultáneamente mejorará la felicidad y la productividad de las personas. Entonces, ¿cómo se llega allí? Consulte a aquellos que mejor conocen su oficina: sus empleados.

Descubra cómo trabaja su gente

Para crear un mejor lugar de trabajo en el futuro, necesita saber cómo funciona hoy. Y para que su renovación sea un éxito, debe crear el mejor lugar de trabajo para su gente, no el "empleado típico" o las necesidades generalizadas de una generación.

Hay dos caminos para comprender cómo sus empleados usan el espacio ahora y qué se puede mejorar en el futuro: encuestas a empleados y estudios de utilización del lugar de trabajo. Puede obtener asistencia para ambos informándoles a sus empleados por qué es importante que la empresa entienda su uso de la oficina y cómo beneficia a ellos cuando lo haga.

Encuestas de empleados

Un componente crítico del estado de su lugar de trabajo "antes" es saber cómo lo perciben los empleados. ¿Cómo apoya el espacio su trabajo? ¿Qué cambiarían?

Aquí es donde viene la encuesta para ayudar. Si está interesado en cómo lograr esto, tenemos un artículo completo sobre encuestas a empleados en el proceso de rediseño aquí.

Estudios de utilización del lugar de trabajo

Si bien las encuestas son excelentes para conocer lo que su gente realmente quiere, todos sabemos que lo que decimos no siempre es lo que hacemos. Para llegar al centro de la cuestión, hay otra manera de entender como su gente realmente usa el espacio de la oficina o la utilización del lugar de trabajo: usted monitorea sus hábitos de trabajo reales.

Existen formas inteligentes y discretas de estudiar con precisión el comportamiento de los empleados. Desde estudios de observación low-tech donde un profesional capacitado camina por los pasillos de su oficina hasta sensores high-tech que rastrean todo, desde las preferencias del café hasta el uso de escritorios, los estudios de utilización del lugar de trabajo le dan un control real sobre lo que hace que su oficina sea un éxito.

Cuando comprenda cómo su gente utiliza todos los tipos de espacio disponibles para ellos, y los tipos de espacio que desean desesperadamente, podrá determinar la combinación adecuada de oficinas tradicionales, estaciones de trabajo, salas de conferencias, salas de reuniones, áreas sociales y zonas tranquilas para apoyar mejor a su gente día a día.

En última instancia, está buscando crear un espacio con intención: el que mejor se adapte a su cultura, sus empleados y su rendimiento.

Arme un equipo con diversos talentos

Después de saber lo que quiere lograr y el plan sobre cómo llegar allí, es hora de formar el equipo que cumplirá con sus ambiciones.

Un rediseño requiere un poco de coreografía, y su proyecto individual determinará su tiempo y nivel de participación. En cualquier caso, un equipo con diversas habilidades se asegurará de que se considere cada elemento de su proyecto.

Así que ahora lo tiene: La visión, los descubrimientos y el equipo para comenzar a transformar su lugar de trabajo. Todo lo que queda es el trabajo en sí.

¿Listo para empezar?