Renovaciones de oficinas: brindando a los empleados lo que desean

Los espacios de trabajo tranquilos y enfocados están surgiendo a medida que las empresas incorporan una variedad más amplia de espacios para satisfacer las demandas de los empleados que regresan a la oficina.

El año pasado, cuatro de cada diez empresas encuestadas por JLL agregaron más áreas de enfoque exclusivas, como cabinas semicerradas y pods insonorizados, en sus oficinas.

Este cambio marca un alejamiento del diseño de oficina "colaboración primero" hacia un entorno que se adapta más al trabajo individual.

"Las empresas ahora comprenden que fomentar la colaboración no debe hacerse a costa de las necesidades individuales", dice Gonzalo Portellano, Jefe de Soluciones de Diseño en Asia Pacífico de JLL.

Las tendencias recientes han favorecido los espacios de trabajo colaborativo para atraer a las personas de vuelta a la oficina con su beneficio único: la interacción cara a cara con los colegas.

Sin embargo, los datos de JLL sugieren que el trabajo individual sigue siendo la actividad dominante en las oficinas, consumiendo al menos la mitad de la jornada diaria de los empleados.

"Esto demuestra la importancia de ofrecer diferentes entornos de trabajo que puedan replicar el espacio más natural para cada tarea que realiza un empleado en la oficina", dice Portellano. "Se requiere el espacio adecuado para cada tarea para lograr un trabajo profundo y estados de flujo que no serían posibles sin cierto sentido de privacidad y enfoque individual".

Diseño basado en datos

Comprender los estilos y comportamientos de trabajo de los empleados es crucial para satisfacer sus diferentes necesidades. Por ejemplo, consideremos la incomodidad que algunos experimentan al hacer o escuchar llamadas privadas en oficinas de planta abierta cuando las salas de reuniones no están disponibles.

"A menudo, las comodidades ya pueden existir en la oficina, pero cómo se distribuyen y se utilizan, o se utilizan de manera incorrecta, marca una gran diferencia", dice Portellano. "Los datos nos permiten prever las necesidades de los empleados y proporcionar la comodidad o configuración de trabajo requerida cuando se necesite".

Un ejemplo destacado podría ser la incorporación de más salas de reuniones más pequeñas no reservables, con reglas internas para evitar un uso excesivo y con incentivos para fomentar un mayor o menor uso durante períodos de tiempo específicos.

"Los cambios físicos requeridos para optimizar un espacio son menos drásticos si contamos con los datos de uso adecuados y podemos identificar patrones de utilización", dice Portellano. "Al aprovechar el análisis predictivo de inteligencia artificial, los datos de sensores en tiempo real y las recomendaciones de espacio de trabajo personalizadas, podemos crear entornos de oficina que realmente atiendan a las necesidades de los empleados y también impulsen su rendimiento".

Esto se alinea con los hallazgos de un estudio de varios años realizado por JLL, que muestra que el rendimiento de los empleados prospera cuando tienen control sobre su entorno, incluyendo factores como la elección de espacio, privacidad y acceso a áreas de trabajo tranquilas y enfocadas.

Optimizando el espacio de trabajo

Sin datos adecuados sobre cómo los empleados utilizan el espacio, las empresas corren el riesgo de crear espacios de trabajo sobrepersonalizados y subutilizados. "Debemos evitar caer en la trampa de adoptar demasiadas variaciones que sean imprácticas o superfluas para las tareas principales", advierte Portellano.

La solución ideal radica en maximizar la flexibilidad y modularidad del espacio mediante la creación de espacios multifuncionales que puedan servir hasta tres o más propósitos.

Un ejemplo común es el de las cafeterías informales de trabajo que también pueden funcionar como áreas de colaboración para reuniones improvisadas, eventos internos y externos, o actividades de bienestar y ocio. "No debemos limitar nuestro pensamiento sobre los espacios de oficina solo al horario laboral de 9 a 5", dice Portellano. "Después de todo, se paga el alquiler las 24 horas del día, todos los días del año, ¿por qué no diseñarlos para múltiples funcionalidades?"

Las empresas con grandes espacios de oficinas también pueden aprovechar las bajas tasas de ocupación para experimentar con nuevos diseños en espacios piloto. Esto puede concebirse como áreas emergentes con configuraciones de muebles adaptables, en colaboración con diseñadores y proveedores, para brindar experiencias únicas en un entorno controlado.

Un ejemplo es el gigante del software basado en la nube, Salesforce, que implementó el concepto de "hoteling" en algunas oficinas, reduciendo el número de estaciones de trabajo dedicadas. Ahora, los empleados reservan espacios de trabajo compartidos según sea necesario, lo que permite el cierre o reutilización de áreas subutilizadas para otros usos.

A pesar de las soluciones disponibles, la falta de métricas claras para el retorno de inversión en mejoras en el espacio de trabajo está frenando a las empresas, sugiere Portellano.

Muchas todavía se basan en la regla 3-30-300, que asigna costos fijos por pie cuadrado para servicios públicos, alquiler y nómina. Sin embargo, este enfoque pasa por alto los beneficios del diseño centrado en las personas y su impacto en el bienestar de los empleados y, en última instancia, en la productividad.

Una experiencia holística

Los empleados anhelan una experiencia holística desde el momento en que entran a la oficina, en la que el espacio de trabajo se ajusta a sus necesidades, tanto como empleado como individuo, a lo largo del día.

"La oficina debería ser un espacio que elimine la fricción y proporcione las herramientas y el ambiente que necesitan para desempeñarse al máximo", dice Portellano. "Considera la oficina como un gimnasio para la mente, donde un gimnasio bien equipado con un entrenador personal puede mejorar el rendimiento físico de alguien".

En la región de Asia Pacífico, donde el regreso a la oficina es en gran parte estable, Portellano cree que es el momento adecuado para tomar decisiones a largo plazo sobre el cambio de configuraciones en el espacio de trabajo para satisfacer las nuevas demandas de los empleados en el uso del lugar de trabajo.

"Esto podría ser aumentando la cantidad de áreas de enfoque o repensando las áreas de colaboración, impulsado por los hallazgos de datos y la experiencia de usuario, no por estándares o suposiciones preconcebidas de la industria", concluye Portellano.