Recomendaciones para reuniones virtuales efectivas
Cómo aprovechar las herramientas y mejorar la experiencia de la reunión virtual
Desde hace unos años muchas organizaciones han tenido que enfrentar el reto de mantener el contacto y la comunicación entre participantes en un proyecto o miembros de sus equipos en diferentes geografías, así como, clientes, proveedores y consultores de otras latitudes. Una de las soluciones obvias y más usadas han sido las reuniones virtuales y cada vez más hay herramientas tecnológicas que permiten mejorar esta experiencia.
Sin embargo, llevar a cabo reuniones virtuales realmente efectivas para todos, resulta hoy más que nunca, una necesidad. En la actualidad, las medidas que ha tomado cada país para proteger a todas las comunidades a nivel mundial han forzado a muchas organizaciones a tener a la mayoría de sus empleados trabajando desde sus casas y con ello a través de reuniones virtuales. No sólo para revisar proyectos y mantener el día a día la carga de trabajo; sino también para mantener el contacto de los equipos y personas durante el aislamiento.
Aquí algunas recomendaciones básicas para lograrlo:
Preparación:
Una reunión virtual sigue siendo una reunión, y por lo tanto requiere preparación previa. Las recomendaciones para cualquier tipo de reunión son las mismas: es necesario establecer y compartir con anterioridad:
- Una agenda con un tiempo acotado para cada ítem. Preferiblemente debe ser enviada a los participantes con suficiente tiempo de anticipación
- Adecuada selección de los asistentes a la reunión (las personas que realmente necesiten estar en la reunión) y envío de la convocatoria con adecuada anticipación
- Fundamentar un objetivo concreto
Luego, durante la reunión es clave:
- Respetar los tiempos de la agenda y el tema (objetivo) de la reunión,
- No interrumpir. Esperar a que quien tiene la palabra termine de hablar para participar,
- Prestar atención (cuando estamos trabajando desde la PC solemos al mismo tiempo responder mails o realizar otras tareas en simultáneo, lo cual debiera evitarse excepto que sea mandatorio),
- Poner el micrófono en mute hasta que sea tiempo de participar, para evitar ruidos que obstaculicen la comunicación clara.
Para finalizar, se recomienda:
- Cerrar con próximos pasos y un repaso general de lo acordado,
- Asignar responsables de cada tema, con fechas límite,
- Realizar el seguimiento.
Además de esto, es importante que selecciones dónde vas a tomar la reunión. Ubícate en un espacio privado, seleccioná un lugar de tu casa donde haya menos probabilidad de se interrumpido o de que se filtre sonido que interfiera con la llamada.
Amigarse con la tecnología
La mayoría de las dificultades de las reuniones virtuales provienen, sin duda, del correcto manejo de las herramientas de conexión virtual. Los problemas más comunes vienen de no estar lo suficientemente preparados y no saber lidiar con situaciones imprevistas. Por ellos recomendamos:
- Coordina con los participantes la mejor hora para la reunión, considera sobre todo si los participantes están en varias zonas horarias diferentes. Evita colocar reuniones en horas de almuerzo y fuera del horario de trabajo.
- Conéctate a la reunión unos minutos antes para ver si es necesario descargar una aplicación o actualización para poder acceder. En estos minutos antes también revisar como conectar el audio y video.
- Mantener una conversación entre varias personas que no se están viendo puede ser un reto, considera que el audio ocasionalmente tendrá retrasos y que se superpondrán las voces, por lo tanto, haz pausas y descansos para permitir que las personas hagan preguntas y comenten, busca establecer un orden.
- Revisa con anticipación en tu herramienta virtual. Revisar quiénes y cómo se puede compartir y presentar archivos y si algún participante externo a la organización puede presentar o no, y como habilitarlo a hacerlo.
- Coordina previamente quienes van a hablar en cada parte de la reunión y si va a presentar información, quien va a hacerlo.
- Indica cuando los participantes deben tener los micrófonos abiertos y cuando deben estar en mute.
Hazlo personal
En todas las reuniones resulta un desafío mantener el interés de los participantes, pero en el caso de las virtuales, hay una mayor facilidad de que las personas se sientan menos implicadas al no estar de forma presencial. Algunas recomendaciones para aumentar la participación son:
- Incentiva a que todos enciendan la cámara: de esta manera se verán las reacciones de todos y se prestará mayor atención. Asimismo, aumenta la probabilidad de que se sientan involucrados.
- Inicia la reunión con una ronda de presentaciones si los participantes no se conocen entre sí (así haya una sola persona que no sea conocida), es importante entender quienes están presentes. Empieza contigo mismo y que cada participante se presente y diga algo más como su rol para poder ayudarnos a identificar las voces.
- Considera por cuál vía se conectan los participantes: ¿Están todos conectados por sus computadoras? ¿Alguien se conectará vía teléfono? ¿Todos tendrán acceso a ver la presentación? Si agregamos presentaciones con videos o links ¿todos podrán acceder?
- Involucra a tu audiencia: seas o no el moderador, ten constantemente presente quiénes están hablando y quiénes no, e invita a participar siempre que se sientan cómodos.
- Usa otras herramientas para hacer la reunión mas interactiva: actualmente existen varias opciones de encuestas en vivo, juegos, trivias, videos, etc; para hacer más agradable la presentación y obtener feedback rápidamente.
- Respeta el horario: como en cualquier reunión concreta la información y no divagues, busca volver al cauce de la reunión si alguien se desvía. Avisa a todos amablemente del tiempo que queda cuando quede poco para ir cerrando y señala los próximos pasos.
Después de la reunión
En reuniones más formales, con clientes, proveedores o colegas de otros equipos es importante, tal como se mencionó anteriormente, enviar un email señalando:
- Los temas discutidos y las resoluciones tomadas
- Adjuntar información de apoyo, si es posible enviar la presentación vista y algún material extra de interés o soporte
- Hacer hincapié en próximos pasos y tareas de cada uno con fechas límites.
Autor: Melisa Ladera, Consultora de Change Management y Workplace Strategy en JLL