Cómo hacer feliz a su Director de Finanzas con su cartera

Con la fuerza de trabajo fluida de hoy y los mercados impredecibles, cada vez es más difícil y al mismo tiempo importante para las empresas comprender el tamaño ideal de la oficina requerido para sus operaciones cotidianas.

Dado que la mano de obra y los bienes raíces son los dos mayores gastos en los balances de la mayoría de las organizaciones, un espacio de oficina menos que óptimo no solo conducirá a un desperdicio de espacio y costos de alquiler, sino que también puede afectar los niveles de productividad, en última instancia, lastimando el resultado final.

Entonces, ¿qué puede hacer para recortar el exceso e informar sus números mejorados a su CFO?

Identificar la cantidad óptima de espacio

Según Jeremy Doherty, Gerente Regional de Planificación de Ocupación en JLL Asia Pacífico, la optimización de la cartera ayuda a proporcionar el espacio adecuado en el momento adecuado para satisfacer las necesidades cambiantes y continuas de una empresa.

Según los cálculos de JLL, optimizar el uso del espacio de oficinas podría ahorrar hasta US $ 1 millón en gastos operativos anuales en una cartera de 280.000 m². Al realizar adecuadamente la planificación de la ocupación, algunos clientes han firmado contratos de arrendamiento con un espacio reducido hasta en un 20 por ciento de lo que habían planeado inicialmente, dice Doherty.

La definición de la cantidad óptima de espacio es diferente para todas las empresas debido a los diferentes patrones de trabajo y comportamientos. La fuerza de trabajo moderna también es fluida debido a las estrategias alternativas en el lugar de trabajo, como los arreglos de trabajo desde casa, el co-working y las horas de trabajo flexibles. Los acontecimientos a más largo plazo, como fusiones y adquisiciones, desinversiones y expansiones, también afectarán a las necesidades de espacio.

Su gente está en su máxima productividad con la combinación adecuada de entornos de trabajo a su disposición. Un espacio reducido puede ser desventajoso para la productividad, mientras que demasiado espacio puede evocar una producción letárgica y disminuida.

En medio de cambios rápidos tecnológicos, la proporción de espacio por empleado a tiempo completo ya no es una métrica adecuada para el lugar de trabajo actual. "Comprender el espacio óptimo requerido no es solo unos metros cuadrados por persona o el número de estaciones de trabajo que pueden caber en un piso: también se trata de lo que haces con ese espacio; cómo delimitar las zonas de trabajo; y asignar con precisión el número de estaciones de trabajo proporcionadas frente a configuraciones de trabajo alternativas", explica Doherty. Los mismos principios se aplican a las salas de reuniones: cómo se usan los espacios y por cuántas personas en un momento dado, agrega.

Abordar las necesidades y los objetivos empresariales

Determinar la cantidad correcta de espacio es comprender las necesidades y objetivos de su negocio. Un proceso de recopilación de información de arriba hacia abajo debe comenzar en el nivel C-suite. Cualquier iniciativa que no incluya inteligencia del nivel más alto de riesgos falla debido a las brechas de información. Por ejemplo, una reposición del sitio o una reconfiguración del espacio de trabajo para mejorar la colaboración puede no ser prudente si se está planificando un ejercicio de consolidación.

Además de los ejecutivos de C-suite y de bienes raíces corporativos (CRE), la optimización de la cartera requiere un núcleo de planificación que incluya grupos de partes interesadas, como los representantes de las unidades de negocio, los recursos humanos y el departamento de finanzas. La participación de las partes interesadas pertinentes ayudará a garantizar que las estrategias desarrolladas reflejen las necesidades de toda la organización.

Las soluciones de planificación de la ocupación no deben derivarse únicamente de los requisitos actuales. Las empresas también deben evaluar los objetivos comerciales y las formas de apoyar al personal si el número de empleados crece o se retrae. Esta planificación estratégica le ayudará a evitar costos y gastos generales adicionales, así como a minimizar la interrupción de los empleados.

Emprendiendo la Planificación de Ocupación

Al embarcarse en la planificación de la ocupación, tenga en cuenta la oferta y la demanda de los factores involucrados. El suministro es su espacio inmobiliario propio y arrendado, mientras que la demanda se mide en personas, herramientas y los procesos utilizados para realizar el trabajo.

Contratar a un planificador de ocupación experimentado simplificará este proceso, ya que podrá ayudar en la comparación y validación de los siguientes conjuntos de datos para desarrollar escenarios, que le permiten tomar decisiones de cartera más rápidas y seguras.

Los datos de suministro* incluyen

• Información sobre capacidad, población y vacancias
• Informes de utilización sobre cómo se sabe que el espacio está ocupado
• Proyectos ya en curso que afectarán las especificaciones actuales
• Vencimientos de arrendamiento y opciones de renovación

Las fuentes de demanda** incluyen

• Inteligencia sobre las próximas iniciativas empresariales recopiladas de C-Suite
• Información del día a día de las unidades de negocio locales
• Datos presupuestados de la plantilla de las organizaciones financieras
• Información actual de reclutamiento de recursos humanos

Posibles escenarios

Con los datos anteriores, puede desarrollar diferentes escenarios espaciales con explicaciones y planes de acción que cubren:

• Punto de ruptura en la capacidad de un sitio
• Soluciones de ahorro / evitación de costos
• Posibles proyectos de optimización
• Estrategias conservadoras hasta agresivas para adaptarse a los cambios de pronóstico

Al utilizar las mejores prácticas y mantener datos de población y espacio actualizados, puede realizar con precisión la planificación de escenarios e identificar oportunidades para ejercicios de consolidación y optimización.

La optimización de la cartera debe ser un proceso continuo. "A medida que los datos se vuelven más fácilmente disponibles en múltiples formas, se aplican de manera inteligente a través de influencias cuantitativas y cualitativas", dice Doherty. "Este esfuerzo permite a las empresas dar forma a sus carteras para respaldar plenamente los objetivos del negocio y al menor costo posible.”

* El suministro es el espacio inmobiliario propiedad y arrendado de la compañía

** La demanda se mide en personas, herramientas y procesos utilizados para realizar el trabajo