Transformación de oficinas: brindando a los empleados lo que desean

"Las empresas ahora entienden que fomentar la colaboración no debe ser a expensas de las necesidades individuales", dice Gonzalo Portellano, Jefe de Soluciones de Diseño, Asia Pacífico, de JLL. Las tendencias recientes han favorecido los espacios de trabajo colaborativos para atraer a las personas de vuelta a la oficina con su ventaja única: la interacción cara a cara con los colegas. Sin embargo, los datos de JLL sugieren que el trabajo individual sigue siendo la actividad dominante en las oficinas, ocupando al menos la mitad de la jornada diaria de los empleados. "Esto muestra la importancia de ofrecer diversos entornos de trabajo que puedan replicar el espacio más natural para cada tarea que realiza un empleado en la oficina", dice Portellano. "Se requiere el espacio adecuado para cada tarea para lograr un trabajo profundo y estados de flujo que no serían posibles sin cierto sentido de privacidad y enfoque individual".

Diseño basado en datos

Comprender los estilos y comportamientos de trabajo de los empleados es crucial para satisfacer sus diferentes necesidades. Por ejemplo, consideremos la incomodidad que algunos experimentan al realizar o escuchar llamadas privadas en oficinas de planta abierta cuando no hay salas de reuniones disponibles.

"A menudo, las comodidades ya pueden existir en la oficina, pero cómo se distribuyen y se utilizan, o se malutilizan, marca una gran diferencia", dice Portellano. "Los datos nos permiten predecir las necesidades de los empleados y proporcionar la comodidad o configuración de trabajo requerida cuando se necesita".

Un ejemplo destacado podría ser incorporar más salas de reuniones pequeñas y no reservables, con reglas internas para prevenir su uso excesivo y con incentivos para fomentar un mayor o menor uso durante períodos de tiempo específicos.

"Los cambios físicos requeridos para optimizar un espacio son menos drásticos si poseemos los datos de utilización correctos y podemos identificar patrones de utilización", dice Portellano. "Al aprovechar el análisis predictivo de IA, los datos en tiempo real de sensores y las recomendaciones personalizadas de espacios de trabajo, podemos crear entornos de oficina que realmente satisfagan las necesidades de los empleados al tiempo que mejoran su rendimiento".

Esto coincide con los hallazgos de un estudio de varios años realizado por JLL, que muestra que el rendimiento de los empleados prospera cuando tienen control sobre su entorno, incluyendo factores como la elección del espacio, la privacidad y el acceso a áreas de trabajo tranquilas y enfocadas.

Optimización del espacio de trabajo

Sin datos adecuados sobre cómo los empleados utilizan el espacio, las empresas corren el riesgo de crear espacios de trabajo sobrepersonalizados y subutilizados. "Debemos evitar caer en la trampa de adoptar demasiadas variaciones que sean imprácticas o superfluas para las tareas principales de trabajo", advierte Portellano.

La solución ideal radica en maximizar la flexibilidad y modularidad del espacio mediante la creación de espacios multifuncionales que sirvan para hasta tres o incluso más propósitos.

Un ejemplo común son las cafeterías informales que pueden funcionar también como áreas de colaboración para reuniones improvisadas, eventos internos y externos, o actividades de bienestar o ocio. "No debemos limitar nuestra concepción de los espacios de oficina solo al horario laboral de 9 a 5", dice Portellano. "Después de todo, se paga el alquiler las 24 horas del día, los 7 días de la semana, todo el año, ¿por qué no diseñarlos para múltiples funcionalidades?"

Las empresas con una gran superficie de oficinas también pueden aprovechar las bajas tasas de ocupación para experimentar con nuevos diseños en espacios piloto. Esto puede concebirse como áreas emergentes con configuraciones de muebles adaptables, en colaboración con diseñadores y proveedores, para brindar experiencias únicas en un entorno controlado.

Un ejemplo es el gigante del software basado en la nube Salesforce, que implementó un concepto de "hoteling" en algunas oficinas, reduciendo el número de estaciones de trabajo dedicadas. Ahora, los empleados reservan espacios de trabajo compartidos según sea necesario, lo que permite cerrar o reutilizar áreas subutilizadas para otros fines. A pesar de las soluciones disponibles, la falta de métricas claras para el retorno de la inversión en mejoras del espacio de trabajo está frenando a las empresas, sugiere Portellano.

Muchas aún se basan en la regla 3-30-300, que asigna costos fijos por pie cuadrado para servicios públicos, alquiler y nómina. Sin embargo, este enfoque pasa por alto los beneficios del diseño centrado en las personas y su impacto en el bienestar de los empleados y, en última instancia, en la productividad.

Una experiencia holística

Los empleados anhelan una experiencia holística desde el momento en que entran a la oficina, una en la que el espacio de trabajo se adapte a sus necesidades, tanto como empleado como individuo, a lo largo del día.

"La oficina debería ser un espacio que elimine la fricción y proporcione las herramientas y el entorno que necesitan para rendir al máximo", dice Portellano. "Considera la oficina como un gimnasio para la mente, donde un gimnasio bien equipado con un entrenador personal puede mejorar el rendimiento físico de alguien".

En la región de Asia Pacífico, donde el regreso a la oficina es en gran medida estable, Portellano cree que es el momento adecuado para tomar decisiones a largo plazo sobre cambios en la configuración del espacio de trabajo para satisfacer las nuevas demandas de los empleados en el uso del lugar de trabajo.

"Esto podría ser aumentando el número de áreas de enfoque o replanteando las áreas de colaboración, impulsado por hallazgos de datos y experiencia del usuario, ya no más por estándares o suposiciones preconcebidas de la industria", concluye Portellano.