Flex space en América Latina

Las oficinas flexibles ciertamente no son una novedad en América Latina: desde 2010, el mercado de flex space ha crecido 23% por año en de la región. Actualmente 3,6% del total del stock de oficinas Clase A y Clase AB en América Latina* (900.000 metros cuadrados) es ocupada por proveedores de flex space, en comparación con 24.500.000 metros cuadrados en todo el mercado de oficinas.

La primera etapa de la expansión del flex space en nuestra región es consistente con lo observado en otros mercados a nivel global, es decir, al principio primó el modelo de co-working enfocado en freelancers y startups. Esta tendencia inicial está cambiando. Los proveedores de oficinas flexibles están reconvirtiendo su oferta de start-ups a un público más corporativo, orientándose a usuarios de oficina tradicionales.

Es importante resaltar que las oficinas flexibles pueden ser vistas como una configuración de espacio de trabajo o como un modelo de negocios.

Desde la perspectiva de la configuración de los espacios de trabajo, representan un sitio multifuncional que puede permitir diferentes pautas de trabajo dentro de un único diseño de oficina. El concepto de espacios de trabajo basados en actividades ** es quizá el que mejor describe este enfoque. Si son correctamente implementados, ajustándose a las necesidades específicas de los usuarios en cuestión, los flex spaces pueden mejorar la satisfacción y el rendimiento de los empleados. Además, pueden reducir considerablemente el área de oficina requerida, optimizando el uso del espacio existente.

Como modelo de negocios, flex space, representa a proveedores de oficinas totalmente equipadas y accesibles mediante contratos flexibles. Estos servicios suelen funcionar con base en membresías e incluir el ofrecimiento de espacios de trabajo totalmente amoblados y provistos con beneficios de áreas comunes (salas de reuniones, cafeterías, servicio de recepción, áreas de recreación, etc.). Resulta interesante destacar la tendencia a adaptarse cada vez más a necesidades específicas de posibles inquilinos, especialmente a aquellos con grandes necesidades de espacio. Al hacerlo, estos proveedores diversifican el rango de modelos de flex space, creando espacios flexibles que se especializan en la provisión de soluciones a distintos tipos de usuarios.
La oferta diversificada de oficinas flexibles como modelo de negocios se diferencia de acuerdo a la configuración de los actores involucrados en la entrega de la oferta asi como según la morfología del espacio de trabajo ofrecido.

Tomando en cuenta a los actores involucrados en la provisión de flex space, las estructuras suelen presentar cuatro modelos. El más común es aquel en el cual un operador externo alquila espacio de un propietario. Actualmente el 76% del stock global de oficinas flexibles opera según este patrón. El segundo modelo involucra un contrato entre el propietario y el operador externo para que este gestione y opere el flex space en nombre de aquel. A medida que evolucionó la industria, aparecieron nuevos modelos que alinean mejor los intereses del propietario y el operador. Esto resultó en el surgimiento de un tercer modelo, en el cual el propietario y el operador colaboran en la gestión del espacio, compartiendo tanto el riesgo como las ganancias. Finalmente, el modelo de ejecución directa representa una estructura en la cual el propietario también es dueño directo de la operación del flex space.

Desde el punto de vista de la configuración del espacio, pueden describirse tres modelos: “tradicional”, “híbrido” y “coworking”, que explican cómo se usa y distribuye la superficie dentro de una solución de oficina flexible. En otras palabras, cuántos metros cuadrados se destinan a oficinas, espacios colaborativos, escritorios no asignados, amenities, entre otros.
En una configuración “tradicional”, las oficinas asignadas ocupan el 80% de la superficie total. Estos servicios frecuentemente ofrecen una única opción de membresía. Distinto es el caso de una configuración “híbrida”, que destina menos espacio (60-65%) a oficinas asignadas. El énfasis del diseño del espacio de trabajo está puesto en los espacios colaborativos, y suele funcionar con varios modelos de membresía. Por último, el modelo “coworking” corresponde a ecosistemas donde no se asignan escritorios y el diseño está estructurado para maximizar la colaboración, ofreciendo opciones de membresía que pueden ser hasta por hora de uso.

En línea con las tendencias globales, el flex space ha experimentado un crecimiento sin precedentes en nuestra región, que se  evidencia en el porcentaje ya mencionado de espacios de oficinas flexibles con respecto al stock de oficinas total enAmérica Latina (3,6%).

Los proveedores de flex space recientemente cambiaron su enfoque y comenzaron a ofrecer soluciones para ocupantes corporativos más tradicionales, en respuesta a una mayor demanda por parte de este tipo de usuario. De acuerdo a la investigación de mercado de JLL, para 2030 hasta el 30% de los portafolios de las grandes corporaciones corresponderá a espacios flexibles, lo que representará un cambio radical en el mercado.

El aumento de la demanda de los usuarios corporativos se explica por diferentes factores que afectan la forma en la que se trabaja. Los millennials y centennials (las nuevas generaciones de empleados) exigen a las empresas que adopten modalidades de trabajo diferentes, en especial aquellas que promuevan la interacción. El desafío de atraer y retener trabajadores calificados, que no suelen valorar positivamente las configuraciones de oficina tradicionales, está llevando a las grandes compañías a adoptar nuevos paradigmas. Otro elemento detrás de estos cambios es la tecnología, que permite la aplicación de prácticas de trabajos flexibles.

Por último, la demanda de flex space también está siendo estimulada por estrategias de optimización de los espacios. De acuerdo a más de cincuenta estudios de uso de espacios llevados a cabo por JLL en oficinas de empresas provenientes de distintos rubros dentro de América Latina, la tasa de vacancia promedio en las oficinas tradicionales es del 40%. La razón principal para esta subutilización es la movilidad de la población en las oficinas. Esto significa que un alto porcentaje del espacio de oficinas podría ser reasignado o reducido mediante la aplicación de conceptos de uso más inteligentes como lo es el flex space.   

Es conveniente tener presente que algunos usuarios corporativos podrían ser renuentes a mudar a su fuerza de trabajo a edificios operadores por proveedores de oficinas flexibles. Sus principales preocupaciones incluyen problemas de confidencialidad y limitaciones en la aplicación de identidad de marca en el espacio –con la resultante pérdida de identidad corporativa–, además del riesgo de perder talento debido a la fuerte exposición del personal a otras compañías (por ejemplo, en la interacción con otras empresas en las áreas comunes). También es importante entender el impacto financiero de este servicio. En el corto plazo representa menos gastos de capital, pero en el largo plazo, las membresías de flex space resultan más caras en la comparación con estructuras tradicionales de alquiler. En este último caso, los inquilinos se benefician de un impacto menor una vez que los muebles e instalaciones se deprecian, mientras que las cuotas de membresía no se amortizan en el tiempo.  

Cabe recalcar que todos los aspectos que podrían desalentar a usuarios corporativos en su consideración del flex space tienen que ver con los proveedores de oficinas flexibles, y no en sí con el flex space como configuración de espacios de trabajo.

En línea con las tendencias globales, el flex space ha experimentado un crecimiento sin precedentes en nuestra región, que se evidencia en el porcentaje ya mencionado de espacios de oficinas flexibles con respecto al stock de oficinas total en América Latina (3,6%).

Un análisis de los diferentes mercados de la región relevados por JLL revela que México está primero en términos de oferta de oficinas flexibles, con 300.000 metros cuadrados, seguido por Argentina (177.000 metros cuadrados) y Brasil (153.000 metros cuadrados). La proporción de flex space en relación con el total de oficinas Clase A y Clase AB varía de acuerdo al mercado, con el de Chile apareciendo último (1,6%) y el de Argentina primero. País donde, los proveedores de oficinas flexibles constituyen el 11% del stock total.

Sobre la base estimada de demanda de usuarios corporativos, JLL anticipa que, en promedio, 15% del stock total de oficinas en cada mercado será flexible para 2030. En América Latina, dos fuertes factores impulsan esta tendencia:

• La renuencia a incurrir en gastos de capital (en la región lo usual es entregar las oficinas en obra gris)
• La mayor volatilidad de los mercados, que demanda soluciones flexibles en cuanto a acuerdos de alquiler, inversiones y gastos de capital.

*Mercados dentro de países latinoamericanos relevados por JLL: Buenos Aires, Santiago, Bogotá, Ciudad de México, Monterrey, Guadalajara, Lima, San Pablo, Río de Janeiro, Medellín, Cali.

** Los espacios de trabajo basados en actividades apoyan la premisa de que ningún empleado tenga una estación de trabajo asignada. En cambio, el lugar de trabajo ofrece a los empleados áreas por actividad que les permiten desarrollar tareas particulares como capacitarse, concentrarse, colaborar y socializar